De meeste mensen openen ChatGPT en typen "schrijf me een herinneringsmail". Ze krijgen iets generieks waar ze niets mee kunnen doen. Dan concluderen ze dat AI "het werk niet doet". Dat is geen AI-probleem — dat is een promptprobleem.
Waarom de meeste mensen ChatGPT verkeerd gebruiken
Een vage prompt geeft een vaag resultaat. Zo simpel is het.
Als je zegt "schrijf me een herinneringsmail", weet de AI niet: voor wie? Om welk bedrag? Welke toon wil je — streng, vriendelijk, urgent? Wat is jouw relatie met die klant? Hoeveel regels?
Zonder die informatie produceert de AI iets plausibels maar generieks. Je leest dat, denkt "dat is niet zo geweldig", en sluit het tabblad.
De juiste aanpak bestaat uit drie woorden: rol, context, formaat.
- Rol: vertel de AI wie ze is. "Je bent een commercieel assistent voor een Belgische kmo."
- Context: geef de specifieke informatie over jouw situatie.
- Formaat: zeg precies wat je als resultaat verwacht. Aantal regels, structuur, toon.
De vijf prompts die volgen passen deze logica toe. Kopieer ze, vervang de elementen tussen haakjes, en je hebt in minder dan twee minuten een bruikbaar resultaat.
Prompt #1 — Aanmaning voor een onbetaalde factuur
Het probleem: een klant aanmanen voor een onbetaalde factuur is ongemakkelijk. Je twijfelt tussen te beleefd (ineffectief) en te streng (risico iemand te kwetsen die je later weer ziet). Resultaat: je stelt uit, en de cashflow lijdt eronder.
Wat deze prompt doet: hij genereert een e-mail die uitgaat van de goede trouw van de klant, de situatie duidelijk herinnert en aanzet tot actie zonder agressiviteit.
Je bent een commercieel assistent voor een Belgische kmo.
Schrijf een aanmaningsmail voor een onbetaalde factuur met deze informatie:
- Voornaam klant: [VOORNAAM]
- Factuurbedrag: [BEDRAG] €
- Factuurnummer: [NUMMER]
- Aantal dagen te laat: [AANTAL]
- Ons bedrijf: [NAAM VAN JE BEDRIJF]
Richtlijnen:
- Professionele en warme toon, niet agressief of neerbuigend
- Ga uit van een vergissing of een goedwillige vergissing, niet van kwade wil
- Vermeld het bedrag en het factuurnummer duidelijk
- Bied een snel contact aan bij problemen of vragen
- Maximaal 8 regels, onderwerp inbegrepen
- Natuurlijk Nederlands, niet corporate
Verwacht resultaat: een e-mail die je in minder dan 5 minuten kunt versturen, die de relatie bewaart en vaak de betaling binnen 48 uur deblokkeerd.
Prompt #2 — Vergaderverslag in 3 minuten
Het probleem: je komt uit een vergadering met rommelige notities op je telefoon. Een netjes verslag opstellen kost 20 tot 30 minuten die niemand heeft.
Wat deze prompt doet: hij transformeert jouw krabbels in een gestructureerd document, met actiepunten en verantwoordelijken.
Je bent een directie-assistent voor een Belgische kmo.
Stel op basis van de onderstaande ruwe notities een gestructureerd vergaderverslag op.
Uitvoerformaat:
1. Datum en deelnemers (indien vermeld in de notities)
2. Context in maximaal 2 zinnen
3. Besproken punten — opsomming met bullets
4. Genomen beslissingen — opsomming met bullets, met de verantwoordelijke persoon indien vermeld
5. Te ondernemen acties — opsomming met bullets en deadline indien opgegeven
6. Volgende stap
Mijn ruwe notities:
[PLAK HIER JE NOTITIES — ook rommelig, ook in afkortingen]
Verwacht resultaat: een netjes document dat je rechtstreeks per e-mail kunt sturen of in je CRM kunt plakken, in minder dan 2 minuten.
Prompt #3 — Commercieel aanbod op basis van een kladje
Het probleem: je hebt een gesprek gehad met een prospect. Je hebt notities. Een goed gestructureerd commercieel voorstel opstellen kost tijd — en dat is vaak waar offertes dagenlang in de conceptenmap blijven liggen.
Wat deze prompt doet: hij transformeert jouw gespreknotities in een professioneel en klantvoordeel-gericht aanbod.
Je bent een senior commercieel consultant voor een Belgische kmo.
Stel op basis van de onderstaande informatie een professioneel commercieel aanbod op in het Nederlands.
Ons bedrijf: [BESCHRIJF JE ACTIVITEIT IN 2 ZINNEN]
Wat de klant ons vertelde / wat hij nodig heeft:
[PLAK JE GESPREKNOTITIES OF DE E-MAIL VAN DE PROSPECT]
Structuur van het aanbod:
- Klantvoordeel-gerichte titel (niet gewoon "Commercieel voorstel")
- Context: wat we hebben begrepen van hun situatie (3-4 regels)
- Ons voorstel in 3 concrete punten
- De deliverables (wat ze precies zullen ontvangen)
- Budgetsectie: laat een ruimte [BUDGET IN TE VULLEN]
- Eenvoudige en directe call-to-action
Toon: professioneel maar menselijk. Geen jargon, geen holle zinnen.
Lengte: maximaal 1 pagina.
Verwacht resultaat: een aanbod dat je in minder dan 30 minuten na je gesprek kunt versturen, terwijl de prospect nog warm is.
Prompt #4 — Professioneel antwoord op een negatieve Google-review
Het probleem: een negatieve review op Google Business valt op. En een slechte reactie — defensief, koud, of afwezig — doet vaak meer schade dan de review zelf.
Wat deze prompt doet: hij genereert een empathisch antwoord dat laat zien dat je feedback serieus neemt, zonder je te vernederen.
Je bent verantwoordelijke klantenrelaties in een Belgische kmo.
Een klant heeft de volgende Google-review achtergelaten:
[PLAK DE REVIEW HIER]
Schrijf een professioneel openbaar antwoord dat:
- Oprecht bedankt voor de feedback (ook als die negatief is)
- De ervaring van de klant erkent zonder defensief te zijn
- Als de review onnauwkeurigheden bevat, deze rustig in één zin corrigeert
- Een oplossing of direct contact voorstelt om het probleem op te lossen
- Eindigt op een positieve noot die openstaat voor gesprek
- Maximaal 4 tot 6 regels lang is
- In natuurlijk en warm Nederlands is
De toon mag nooit agressief, sarcastisch of neerbuigend zijn.
Verwacht resultaat: een antwoord dat jouw professionalisme toont aan alle toekomstige klanten die deze review lezen — soms belangrijker dan de review zelf.
Prompt #5 — Functieprofiel voor een vacature
Het probleem: haastig geschreven vacatures trekken haastige kandidaten aan. Een goed opgesteld functieprofiel, dat duidelijk zegt wie je bent en wat je zoekt, maakt een echt verschil in de kwaliteit van de sollicitaties.
Wat deze prompt doet: hij produceert een menselijke en aantrekkelijke vacature, ver verwijderd van het standaard HR-jargon.
Je bent HR-verantwoordelijke voor een Belgische kmo.
Schrijf een aantrekkelijke vacature voor de volgende functie:
Functietitel: [TITEL]
Sector: [JOUW SECTOR]
Locatie: [STAD], België
Type contract: [Onbepaalde duur / Bepaalde duur / Deeltijds]
Gewenste ervaring: [JAREN OF "Starters welkom"]
Ons bedrijf in 2 zinnen: [BESCHRIJF JE BEDRIJF — wat het doet, de sfeer, de grootte]
Structuur van de vacature:
1. Pakkende titel (niet enkel de functietitel)
2. Wie wij zijn — menselijk en authentiek, 3-4 regels
3. Wat de persoon concreet zal doen — 5 tot 6 taken in bullets
4. Wat wij zoeken — vaardigheden + persoonlijkheidskenmerken
5. Wat wij bieden — echte arbeidsvoorwaarden, geen holle formules
6. Hoe solliciteren — directe en warme call-to-action
Toon: menselijk, direct, Belgisch. Geen "je vervoegt een dynamisch team".
Verwacht resultaat: een vacature die goede kandidaten van begin tot einde willen lezen — en die profielen aantrekt die echt passen bij jouw bedrijfscultuur.
De gouden regel voor een goede prompt
Je kunt deze vijf prompts vandaag nog toepassen. Maar als je één ding onthoudt om er zelf meer te maken, dan is het dit:
Hoe meer specifieke context je geeft, hoe beter het resultaat. De AI raadt niets — ze steunt op wat jij haar geeft. Een goed opgebouwde prompt van 10 regels geeft in 30 seconden een resultaat dat je rechtstreeks kunt gebruiken. Een prompt van 3 woorden geeft je een kladje dat je zelf moet herschrijven.
En als het resultaat de eerste keer niet naar wens is, begin dan niet opnieuw van nul — verfijn. Voeg toe: "maak het korter", "gebruik een directere toon", "houd er rekening mee dat dit voor een vaste klant is". De AI gaat in dialoog.
AI is goed. AI geïntegreerd in jouw echte tools is beter.
Deze prompts besparen je tijd bij eenmalige taken. LTC Group gaat verder: we verbinden AI met jouw CRM, je e-mail en je processen — zodat het op de achtergrond draait, zonder dat je er aan moet denken.
En als je jouw team wil bijscholen in prompting en dagelijks AI-gebruik, ontdek dan onze AI-trainingen, ontworpen voor beginners.