Renaud is geen techneut. Hij hanteert een moersleutel makkelijker dan welk touchscreen ook. Toen we hem vertelden over automatisering, rolde hij met zijn ogen. Drie weken later was hij om 18u thuis — voor het eerst in jaren.
De beginsituatie
Renaud heeft zijn zaak 11 jaar geleden opgericht. Twee medewerkers, een goed gevulde bestelwagen en een solide reputatie in zijn wijk in Luik. Hij wil niet uitgroeien tot een groot bedrijf. Hij wil gewoon dat alles goed loopt — en op een normaal uur thuiskomen om met zijn kinderen te eten.
Het probleem was dat "goed laten lopen" al jaren neerkwam op een stapel kleine administratieve taken die zich aan het einde van de dag opstapelden. Op zich niet dramatisch. Uitputtend als je ze optelt.
Toen we de diagnose stelden, zei Renaud aanvankelijk: « Ik beheer het, het gaat wel. » Maar toen hij zijn week uur per uur in kaart bracht, kwamen we uit op 6 uur repetitief administratief werk dat automatisch had kunnen gebeuren.
De 3 problemen die Renaud niet langer kon negeren
De met de hand geschreven offerte — twee keer over. Renaud had een Word-sjabloon dat hij telkens opnieuw invulde. De naam van de klant kopiëren van zijn telefoon. De tarieven opzoeken in een ander bestand. Opnieuw opmaken. Opslaan. Versturen per e-mail en maar hopen dat hij geen fout gemaakt had. En als de klant die week niet reageerde, hing de opvolging volledig af van zijn geheugen.
De vergeten opvolgingen. Van 10 verstuurde offertes volgde Renaud er 3 of 4 op. De rest? « Ik was het van plan, maar dan had ik een dringende werf. » Resultaat: offertes die bleven liggen, klanten die misschien op een teken wachtten en ondertussen de concurrent belden.
De facturatie laat op de avond. Na de werkdagen kwam Renaud thuis, at, en zat om 21u30 achter zijn computer voor de facturen van die dag. « Het was mijn vrouw die het me duidelijk zei: ofwel vind je een oplossing, ofwel krijgen we een probleem. »
Vroeger
- Offerte handmatig opgesteld in Word, 20 tot 35 min per offerte.
- Klantopvolging afhankelijk van zijn geheugen — 6 keer op 10 vergeten.
- Facturatie 's avonds na 21u, 45 min tot 1u per dag.
- Werf-agenda bijgehouden in een notitieboekje, niet gesynchroniseerd met de twee medewerkers.
Nu
- Vooringevuld sjabloon in 5 min, automatisch naar de klant verstuurd.
- Automatische opvolging op dag +5 als er geen antwoord is — zonder dat hij er iets voor hoeft te doen.
- Facturatie in 10 min 's ochtends, gegevens al klaarstaand.
- Agenda in real-time gedeeld met het team, automatisch bijgewerkt.
Wat we hebben opgezet — en hoe snel
Drie automatiseringen, niet meer. We hebben bewust gekozen om niet alles tegelijk te veranderen.
Week 1 — Diagnose en toolkeuze. We hebben alle repetitieve taken van Renaud in kaart gebracht. We behielden de 3 die de meeste tijd kostten en volledig voorspelbaar waren. We kozen tools die hij vanaf zijn telefoon kon gebruiken — want Renaud zit nooit achter een bureau. Twee sessies van 45 min.
Week 2 — Automatische offerte en opvolging. We maakten een gepersonaliseerd offerte-sjabloon met zijn tarieven, zijn logo en zijn wettelijke vermeldingen. Renaud vult 5 velden in op zijn telefoon en drukt op verzenden. De PDF wordt gegenereerd en is 30 seconden later bij de klant. Als de klant op dag +5 nog niet heeft geantwoord, wordt automatisch een beleefde opvolging verstuurd. Instelling: 4u. Opleiding Renaud: 30 min.
Week 3 — Agenda-synchronisatie en vereenvoudigde facturatie. De gedeelde agenda met zijn twee medewerkers is nu real-time gesynchroniseerd. Wanneer Renaud een werf-afspraak aanmaakt, zien zijn collega's dit meteen. De facturatie steunt op de al goedgekeurde offertes — de gegevens staan er al in, hij hoeft alleen nog te valideren. Instelling: 3u. Teamopleiding: 1u.
De resultaten na 3 maanden
per week teruggewonnen op administratie
vergeten opvolgingen sinds de implementatie
offerte-acceptatiegraad dankzij automatische opvolgingen
De 6 teruggewonnen uren heeft Renaud geherinvesteerd in commerciële prospectie. Hij zoekt twee nieuwe klanten per week op — iets wat hij vroeger nooit tijd voor had. In drie maanden heeft hij 4 jaarlijkse onderhoudscontracten getekend die er anders nooit waren gekomen.
De facturatie loopt zelden later dan de volgende ochtend. Zijn cashflow merkt het rechtstreeks.
En zijn avonden? « Soms kijk ik naar mijn vrouw die wacht tot ik achter de computer ga zitten. Maar ik heb niets meer te doen. »
Wat Renaud een andere ambachtsman zou zeggen
We hebben het hem rechtstreeks gevraagd. Zijn antwoord, woord voor woord: « Ik zou hem zeggen niet te wachten tot het volledig misgaat. Ik heb twee jaar verloren door te denken dat ik er geen tijd voor had. De diagnose duurde 45 minuten. Daarna hebben zij alles geregeld. »
Wat Renaud het meest verbaasde? Dat je geen informaticus hoeft te zijn. Hij gebruikt zijn automatiseringen via zijn telefoon, zoals hij een sms zou sturen. Hij heeft geen enkele regel code aangeraakt. Hij hoefde niet te begrijpen hoe het werkt om het te gebruiken.
Dat is precies wat we bij LTC Group bouwen met onze AI-oplossingen en maatwerk agents: tools die ambachtslieden, handelaars en kleine ondernemers kunnen gebruiken zonder technische opleiding — want in een vak valt er genoeg te leren zonder ook nog softwarebeheer daarbij.
Het starterkit voor ambachtslieden
De 3 automatiseringen die Renaud heeft opgezet zijn toepasbaar in elk ambachtelijk beroep of dienstverlening. We hebben ze samengevat in een eenvoudige logica: aanbevolen tools, stappen voor implementatie, en schatting van de gewonnen tijd per week.
- Automatisch offerte-sjabloon — stap voor stap, vanaf de telefoon.
- Klantopvolging op dag +5: hoe je het in 30 minuten instelt.
- Gedeelde agenda met je team: welke tool kiezen, hoe beginnen.
Onze aanpak begint altijd met jouw week begrijpen voordat we iets voorstellen. Gratis diagnose, 45 minuten, ter plaatse of via video. Oplossingen bruikbaar via je telefoon. Implementatie in 2 tot 3 weken, opleiding inbegrepen.