Vage offertes, loze beloftes, prijzen die van het ene naar het tiendubbele schommelen. Je vroeg een offerte voor "je bedrijf automatiseren" en je vertrok met drie voorstellen tussen 800 € en 40 000 €. Welkom in de club. Hier zijn — eindelijk — concrete cijfers, duidelijke "vanaf"-prijzen en een echt klantcase om te weten wat je mag verwachten.
Waarom niemand je een duidelijke prijs geeft
Het probleem is niet dat leveranciers je willen oplichten. Het probleem is dat "automatiseren" niets betekent zolang je niet hebt besproken wat je automatiseert, voor wie, verbonden met wat, en in welk ritme. Een FAQ-chatbot op een visitekaartjeswebsite heeft niets te maken met een platform dat je kassa, voorraadbeheer en klantendatabase verbindt.
Dit artikel is een poging om de kaarten op tafel te leggen. Ik geef je:
- De 3 concrete posten die je betaalt — niet meer, niet minder.
- Echte "vanaf"-prijzen, met een concreet klantcase.
- De fouten die de factuur onnodig doen oplopen zonder iets extra te bieden.
Geen mystieke tariefgrid, geen valstrikken in tabellen. Gewoon wat we dagelijks zien bij onze kmo-klanten.
De marktprijzen: 3 niveaus van automatisering
Voordat we spreken over onze manier van werken, schetsen we het landschap. Op de markt dekt het woord "automatisering" drie heel verschillende werelden — en dat verklaart precies de prijsverschillen van het enkelvoudige tot het tienvoudige. Dit zijn de grootteordes die we tegenkomen.
Niveau 1: no-code
Niveau 2: chatbot op maat
Niveau 3: transformatie
Niveau 1 — No-code automatiseringen (500€ — 2 000€/jaar)
Koppelingen tussen je bestaande tools (e-mail → CRM → factuur), automatische herinneringen en opvolgingen, slimme kwalificatieformulieren. Typische tools: Make, Zapier, n8n (zelf gehost). Werkelijke kosten: toolabonnement (50-200€/maand) + eenmalige setup (300-800€).
Niveau 2 — Chatbot of assistent op maat (3 000€ — 10 000€)
Chatbot op je website die veelgestelde vragen beantwoordt, interne assistent getraind op jouw documenten, automatische kwalificatie van prospects. Wat de prijs bepaalt: het aantal te integreren pagina's/documenten, de koppeling met je CRM of ERP, en meertalige ondersteuning (FR/NL in België = +30%).
Niveau 3 — Procestransformatie (15 000€ — 50 000€+)
Volledige herziening van een kritiek bedrijfsproces, diepe integratie met ERP, boekhouding of productie, opleiding en veranderingsmanagement. Voor wie: kmo's met 20+ medewerkers met complexe, repetitieve processen met hoge toegevoegde waarde.
Aanbevolen budget per kmo-grootte
| Kmo-grootte | Eerste project | Jaarbudget |
|---|---|---|
| 1-5 personen | 800 — 2 000€ | 600 — 1 500€/jaar |
| 5-20 personen | 2 000 — 5 000€ | 1 500 — 4 000€/jaar |
| 20-50 personen | 5 000 — 15 000€ | 3 000 — 8 000€/jaar |
De 3 posten die je écht betaalt
Ongeacht de omvang van het project bestaat de rekening uit slechts drie regels.
De diagnose
Een halfuur gesprek, ter plaatse of via videoconferentie. We bekijken je werkweek, lijsten op wat je tijd kost, en overhandigen je een routekaart gerangschikt op winst / inspanning.
Bij ons is dat gratis en zonder verbintenis. Je vertrekt met het document, ook als we daarna niet samenwerken. Zo vermijden we dat iedereen zijn tijd verspilt aan een wankel project.
De installatie (eenmalig)
Dit is het deel "we bouwen jouw systeem". Ontwikkeling van de automatiseringen, koppeling met je bestaande tools (CRM, boekhouding, kassa, agenda…), configuratie, tests in reële omstandigheden, opleiding van je teams.
Dit is een bedrag dat slechts één keer betaald wordt, bij oplevering. Het dekt het menselijk werk: ontwerp, integratie, opleiding.
Het abonnement (maandelijks)
Dit is wat de oplossing na oplevering levend houdt: hosting, onderhoud, updates, ondersteuning per e-mail of telefoon. Want een tool die niet onderhouden of geback-upt wordt, is een tijdbom — en zeker geen besparing.
Het maandelijkse abonnement omvat ook de mogelijkheid om de tool te laten evolueren zonder een volledig nieuw project te starten.
De echte cijfers: waar begin je
Dit zijn de grootteordes die we zien bij onze Belgische kmo-klanten. Dit zijn vanafprijzen — ze kunnen stijgen naargelang de complexiteit, maar dalen nooit zonder in te boeten op kwaliteit.
Niveau 1: eenvoudige automatisering (2-3 gekoppelde tools, alles inbegrepen)
Niveau 2: kant-en-klaar platform (dashboard, mobiele app, integraties)
Niveau 3: AI-agents & diepe transformaties (na gratis diagnose)
Niveau 1 — Eenvoudige automatisering
Koppeling tussen 2 à 3 tools die je al hebt: klantopvolging, bevestigingen van afspraken, synchronisatie CRM/facturatie. Vanaf 249 €/maand excl. btw, alles inbegrepen. Uitgerold in 2 à 3 weken, geen zware installatie.
Niveau 2 — Kant-en-klaar platform
Oplossing die meerdere processen centraliseert: dashboard, voorraadbeheer, automatische herinneringen, toegewijde mobiele app, intern algoritme. Installatie vanaf 990 € excl. btw (eenmalig) + abonnement vanaf 149 €/maand excl. btw alles inbegrepen. Uitgerold in 3 à 5 weken · hosting, onderhoud, updates en ondersteuning inbegrepen.
Niveau 3 — AI-agents & diepe transformaties
AI-agents die je leads kwalificeren, je facturen verwerken, of een volledig bedrijfsproces aansturen verbonden met je ERP. Op offerte na gratis diagnose. Te veel variabelen voor een eerlijke vanafprijs — we calculeren altijd voordat jij je engageert.
Opleiding & IT-support
Aanvullende prestaties, altijd gekaderd op offerte na de diagnose:
- Opleiding (Claude, ChatGPT, Copilot, Prompt Engineering, AI in de dagelijkse praktijk…): vanaf een halve dag, via videoconferentie of ter plaatse.
- IT-support (preventief onderhoud, hotline, monitoring, cyberbeveiliging): maandelijks forfait of per interventie, naargelang jouw behoefte.
Een concreet geval: 8 modules voor een Belgische kmo
Laten we het hebben over echte cijfers. Een van onze klanten — een Belgische kmo die productie en directe verkoop combineert — wilde stoppen met jongleren tussen vijf tools, zijn traceerbaarheid op orde brengen, en eindelijk in real time weten wat er in zijn verschillende ateliers gebeurde.
Dit is wat we hebben uitgerold, in de vorm van een geïntegreerd digitaal platform:
- Een sturings-dashboard (verkopen, bestellingen, klanten, voorraden) in real time, web en mobiel.
- Een automatische extractie van de gegevens van zijn kassasoftware, zonder herbewerking.
- Een voorraadopvolging met waarschuwingen bij lage drempel.
- Een operationele opvolging van middelen met IoT-sensoren en automatische waarschuwingen.
- Automatische leveranciersherinneringen via WhatsApp en e-mail.
- Een mobiele app voor regelgevende conformiteit (digitale handtekening, PDF-archivering, historiek).
- Een tariefalgoritme dat elke professionele klant indeelt in de juiste schijf op basis van zijn maandvolume.
- Een tijdregistratiesoftware voor medewerkers (smartphone of fysieke terminal).
De prijs, regel voor regel:
| Post | Bedrag |
|---|---|
| Installatie (allesomvattend forfait) | 990 € excl. btw · eenmalig |
| Maandelijks abonnement (hosting, onderhoud, support) | 149 € / maand excl. btw |
| Verbintenis | Minimum 3 maanden, daarna vrij |
Wat dit concreet vervangt
Vroeger besteedde de zaakvoerder meerdere uren per week aan het kopiëren en plakken van kassacijfers in een spreadsheet, aan het opvolgen van leveranciers uit het hoofd, en aan het handmatig invullen van conformiteitsfiches. Dit alles gebeurt nu vanzelf, op de achtergrond. Hij raadpleegt zijn dashboard 's ochtends, valideert, en gaat verder met andere zaken.
Het maandelijkse abonnement was al na enkele weken terugverdiend — enkel op de teruggewonnen tijd voor administratief beheer. De rest (minder voorraadfouten, betere traceerbaarheid, eerlijkere tariefstelling voor professionele klanten) is bonus.
De echte ROI: wat automatisering je oplevert
Leveranciers praten graag over "workflowoptimalisatie". Dat klinkt mooi, maar dat betaalt geen lonen. Dit is wat we echt meten bij onze klanten, na enkele maanden:
- Tijd. 5 tot 10 uur per week teruggewonnen op taken die niemand graag deed — opvolgingen, herbewerkingen, verificaties. Dat zijn uren die je herinvesteert in commercieel werk, product, klanten.
- Gemoedsrust. Geen vergeten opvolgingen meer, geen dossier dat blijft liggen, geen professionele klant die te weinig gefactureerd wordt omdat zijn volume is veranderd en niemand het heeft gezien. De tool waakt, jij beslist.
- Marge. Minder menselijke fouten = minder geschillen, minder creditnotas, minder slapende voorraad. Zelden spectaculair, maar altijd meetbaar.
- Consistentie. Je teams stoppen met hetzelfde werk twee keer te doen met licht verschillende gegevens. Iedereen kijkt naar hetzelfde cijfer.
De 3 fouten die de factuur onnodig doen oplopen
We hebben genoeg mislukte automatiseringsprojecten gezien — de onze voordat we leerden, die van collega's, die waarvoor men ons vraagt ze te redden — om drie valkuilen te identificeren die systematisch terugkeren.
1. Een slecht gedefinieerd proces automatiseren
Als je manueel proces vaag is, zal automatisering het aan hoog tempo vaag maken. En dat kost daarna het dubbele om te corrigeren.
2. Een te krachtige tool nemen "voor het geval dat"
Er bestaan platformen van 2 000 €/maand die voor een kmo van 5 personen precies hetzelfde doen als een tool van 50 €/maand. De "voor het geval dat"-functionaliteit kost veel, en je zult ze nooit gebruiken.
3. Besparen op opleiding
Dit is de duurste fout van allemaal. Een automatisering die je teams niet begrijpen, is een automatisering die ze omzeilen. En een omzeilde automatisering is een betaalde tool die nergens voor dient.
Hoe we bij LTC Group te werk gaan
Onze regel samengevat in één zin: we calculeren niets zolang we niet begrijpen wat je probeert te doen.
Concreet betekent dat:
- Een diagnose van 30 minuten, gratis, zonder verbintenis. Met onze AI-diagnose analyseren we je werkweek, identificeren we de 2 à 3 taken die je de meeste tijd kosten, en overhandigen we je een routekaart gerangschikt op winst en inspanning.
- Een duidelijke offerte, regel voor regel. Installatie, abonnement, opleiding, support — alles is apart vermeld, alles is gedateerd, alles is vastgelegd voordat we beginnen.
- Een oplevering in 2 à 5 weken. Naargelang de omvang, gevalideerd met jou in reële omstandigheden vóór de productie-inzet.
- Begeleiding die stopt wanneer je autonoom bent. Het is niet aan jou om van ons afhankelijk te zijn — het is aan ons om je onafhankelijk te maken.