Conditions générales — Nota

Préambule

Les présentes conditions générales d'utilisation et de vente (les « Conditions ») régissent l'accès à Nota et son utilisation par des clients exclusivement professionnels. Elles forment, avec le bon de commande signé et l'accord de sous-traitance (DPA) annexé, l'intégralité du contrat entre LTC et l'Étude (le « Contrat »). En cas de contradiction, le bon de commande prévaut sur les Conditions ; le DPA prévaut sur l'un et l'autre pour la protection des données personnelles.

Nota est une plateforme en développement avancé, dont le pilote est en préparation (démarrage visé T4 2026) ; certaines stipulations — en particulier l'article 4 — reflètent ce stade et seront revues à la contractualisation définitive.

Article 1 — Parties et définitions

LTC : LTC Group SRL, société de droit belge inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 1036.831.317, dont le siège est établi Rue du Noir Jambon 13, 7830 Thoricourt (Belgique), éditeur du service Nota. Contact : contact@ltcai.be.

L'Étude : le client professionnel — notaire titulaire, société notariale ou groupement d'études — désigné au bon de commande, agissant exclusivement à des fins professionnelles. Le droit de la consommation n'est pas applicable au Contrat.

Nota : la suite logicielle SaaS éditée par LTC pour les études notariales belges (dossiers, personnes et biens, GED, rédaction d'actes assistée, mails connectés, agenda, portail client, connecteurs), accessible par navigateur, en ce compris sa documentation et son composant optionnel de bureau (« compagnon local »). Nota intègre Veil™, moteur propriétaire de pseudonymisation de LTC appliqué avant tout appel à un modèle de langage cloud.

Utilisateurs : les personnes physiques autorisées par l'Étude à utiliser Nota sous sa responsabilité — notaires, collaborateurs, comptables, stagiaires, administrateurs d'étude — ainsi que, pour le seul portail client à accès restreint, les clients de l'Étude.

Données de l'Étude : l'ensemble des données, documents et contenus soumis à Nota par l'Étude ou ses Utilisateurs, en ce compris les données personnelles contenues dans les dossiers de l'Étude.

Bon de commande : le document signé par les parties précisant modules souscrits, nombre d'Utilisateurs, prix, durée et conditions particulières éventuelles.

DPA : l'accord de sous-traitance au sens de l'article 28 du RGPD, annexé au Contrat.

Article 2 — Objet et licence

2.1. LTC fournit à l'Étude un accès à Nota en mode SaaS, pour ses besoins professionnels internes, dans les conditions décrites au Contrat.

2.2. LTC concède à l'Étude, pour la durée de l'abonnement, un droit d'utilisation de Nota non exclusif, non cessible et non transférable, sans droit de sous-licence, limité aux modules souscrits et au nombre d'Utilisateurs fixé au bon de commande. Le compagnon local est concédé aux mêmes conditions. Aucun droit de propriété intellectuelle n'est transféré à l'Étude.

2.3. Sont notamment interdits : la revente ou la mise à disposition de Nota à des tiers ; la décompilation ou l'ingénierie inverse hors les cas prévus par la loi ; l'utilisation de Nota pour concevoir un service concurrent ; les tests d'intrusion ou de charge sans accord écrit préalable de LTC.

Article 3 — Accès et comptes

3.1. L'Étude désigne au moins un administrateur d'étude, qui crée et supprime les comptes, attribue les rôles selon le principe du moindre privilège et paramètre les options de sécurité et de confidentialité (authentification, durées de conservation, exports).

3.2. Les identifiants sont individuels et confidentiels. L'Étude veille à ce que chaque Utilisateur dispose de son propre compte et notifie sans délai à LTC toute compromission suspectée.

3.3. L'authentification s'effectuera par e-mail et mot de passe fort avec authentification à deux facteurs (2FA TOTP) — obligatoire pour les administrateurs, activable pour tous les Utilisateurs. L'intégration d'itsme (OIDC) comme mode d'authentification forte, en particulier pour le portail client, fait l'objet d'une démarche d'onboarding en cours. Les sessions sont gérées côté serveur ; les comptes sont verrouillés après échecs répétés.

3.4. L'accès à Nota requiert un navigateur récent et une connexion internet ; ces prérequis relèvent de l'Étude.

Article 4 — Niveau de service (objectifs)

4.1. Au stade pilote, LTC s'engage sur les objectifs de niveau de service suivants :

4.2. Ces engagements constituent des objectifs de niveau de service : au stade pilote, ils n'emportent ni pénalité ni crédit de service automatiques. Ils seront revus — et, le cas échéant, assortis de mécanismes de compensation — lors de la contractualisation définitive à l'issue du pilote.

4.3. LTC assure le suivi des incidents et tient l'Étude informée de ceux qui la concernent.

Article 5 — Obligations de l'Étude

5.1. Usage conforme. L'Étude utilise Nota conformément au Contrat, à sa destination professionnelle notariale, à la loi et à sa déontologie.

5.2. Licéité des données. L'Étude garantit disposer des droits et bases juridiques nécessaires pour soumettre les Données de l'Étude à Nota et, en sa qualité de responsable du traitement, fournit aux personnes concernées l'information requise par le RGPD.

5.3. Supervision humaine. Les fonctions d'intelligence artificielle de Nota sont des aides à la préparation : suggestions, brouillons, résumés et contrôles de cohérence, signalés comme contenus générés par IA dans l'interface. Le notaire relit, corrige, valide et signe tout acte ; aucune décision produisant des effets juridiques n'est déléguée à Nota. L'Étude maintient cette supervision humaine systématique sur tout contenu issu de l'IA.

5.4. Sécurité côté Étude. L'Étude maintient ses postes et son environnement à un niveau de sécurité raisonnable et gère les habilitations de ses Utilisateurs.

Article 6 — Données personnelles

6.1. Pour les Données de l'Étude traitées via Nota, l'Étude agit en qualité de responsable du traitement et LTC en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Le DPA annexé régit ce traitement : finalités et catégories de données, mesures de sécurité, sous-traitants ultérieurs (liste publiée, notification préalable de tout changement, droit d'objection de 30 jours), assistance à l'exercice des droits, notification des violations et sort des données en fin de contrat. En cas de contradiction avec les Conditions, le DPA prévaut.

6.2. Les données de dossiers sont traitées et stockées dans l'Union européenne ; aucun transfert de données hors EEE n'est opéré au sens des articles 44 et suivants du RGPD. Le risque d'accès par une autorité d'un pays tiers, inhérent au recours à certains fournisseurs soumis à une législation extraterritoriale, est traité par la pseudonymisation systématique en amont (Veil™), l'absence de rétention des données d'inférence et les clauses contractuelles types applicables — le détail figure au DPA.

6.3. Pour ses propres traitements (comptes, facturation, support, relation commerciale), LTC agit en responsable du traitement, conformément à sa politique de confidentialité.

Article 7 — Propriété intellectuelle

7.1. Nota, Veil, les logiciels, modèles, bases de connaissances, interfaces, marques et documentations associés, ainsi que leurs évolutions, demeurent la propriété exclusive de LTC ou de ses concédants.

7.2. Les Données de l'Étude demeurent la propriété exclusive de l'Étude. LTC ne les utilise que pour fournir le service et exécuter le Contrat.

7.3. LTC n'utilise pas les Données de l'Étude pour entraîner ou affiner des modèles d'intelligence artificielle, ni les siens ni ceux de tiers. Cette exclusion, détaillée au DPA, est structurelle et permanente ; elle ne peut pas être désactivée.

Article 8 — Confidentialité

8.1. Chaque partie protège les informations confidentielles de l'autre avec au moins le même soin que les siennes, ne les utilise que pour l'exécution du Contrat et ne les communique qu'à ceux de ses collaborateurs qui doivent en connaître, tenus d'obligations équivalentes.

8.2. LTC reconnaît que l'Étude est tenue au secret professionnel notarial (article 458 du Code pénal) et traite les Données de l'Étude comme strictement confidentielles. L'accès du personnel de LTC aux données de production est restreint, nominatif et journalisé ; il n'intervient que pour les besoins du support, sur autorisation de l'Étude.

8.3. Ces obligations survivent cinq (5) ans à la fin du Contrat. Pour les Données de l'Étude couvertes par le secret professionnel, elles survivent sans limitation de durée.

8.4. Ne sont pas confidentielles les informations légitimement publiques ou déjà licitement connues. La divulgation exigée par la loi ou une autorité est permise, moyennant information préalable de l'autre partie lorsque la loi le permet.

Article 9 — Garanties et responsabilité

9.1. LTC fournit Nota avec le soin d'un professionnel diligent (obligation de moyens), conformément à la description du service, sans garantir un fonctionnement ininterrompu ou exempt de toute erreur.

9.2. Contenus d'IA. Les contenus générés par l'intelligence artificielle peuvent comporter des inexactitudes ; ils sont signalés comme tels dans l'interface et fournis à titre d'assistance uniquement. L'IA assiste ; la responsabilité professionnelle de l'acte, du conseil et de la décision demeure entièrement celle du notaire et de l'Étude. LTC ne fournit aucun conseil juridique.

9.3. Plafond. La responsabilité totale cumulée de LTC au titre du Contrat est limitée, tous dommages et faits générateurs confondus, aux montants payés par l'Étude au titre du Contrat au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur.

9.4. Exclusions. Aucune partie ne répond des dommages indirects ou immatériels, tels que perte d'exploitation, manque à gagner, perte de clientèle ou atteinte à la réputation.

9.5. Rien dans le Contrat n'exclut ni ne limite la responsabilité d'une partie en cas de dol ou de faute intentionnelle, ni dans les cas où la loi interdit une telle limitation.

9.6. Force majeure. Aucune partie ne répond d'un manquement causé par la force majeure ; les obligations affectées sont suspendues. Au-delà de soixante (60) jours, chaque partie peut résilier sans indemnité.

Article 10 — Prix et facturation

10.1. Les prix de l'abonnement sont fixés au bon de commande (modules, nombre d'Utilisateurs, périodicité de facturation). Ils s'entendent hors TVA.

10.2. Les factures sont payables à trente (30) jours. Tout retard emporte de plein droit intérêts et indemnité forfaitaire conformément à la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales.

10.3. Révision annuelle encadrée. Les prix peuvent être révisés au maximum une fois par période de douze (12) mois, moyennant notification écrite au moins soixante (60) jours avant la prise d'effet, laquelle intervient au plus tôt au renouvellement. Si la révision excède l'évolution de l'indice santé belge sur la période, l'Étude peut résilier le Contrat sans indemnité avant sa prise d'effet.

Article 11 — Durée, résiliation et réversibilité

11.1. Le Contrat prend effet à la date et pour la durée initiale fixées au bon de commande, puis se renouvelle tacitement par périodes égales, sauf dénonciation écrite au moins trois (3) mois avant l'échéance.

11.2. Chaque partie peut résilier le Contrat de plein droit en cas de manquement grave de l'autre partie, non réparé dans les trente (30) jours d'une mise en demeure écrite.

11.3. Export permanent. Pendant toute la durée du Contrat, l'Étude peut exporter les Données de l'Étude depuis Nota, en libre-service, dans des formats ouverts et documentés.

11.4. Réversibilité. À la fin du Contrat, quelle qu'en soit la cause : (i) l'Étude dispose d'un export intégral des Données de l'Étude en formats ouverts ; (ii) LTC fournit une assistance de réversibilité raisonnable — aide à l'export, documentation des formats, réponses aux questions de l'Étude ou du prestataire repreneur ; (iii) LTC supprime les Données de l'Étude dans les soixante (60) jours suivant la fin du Contrat, les sauvegardes chiffrées étant purgées par expiration de leur cycle de rétention de trente-cinq (35) jours ; (iv) LTC confirme la suppression par écrit sur demande. Les modalités figurent au DPA.

Article 12 — Évolution du service et suspension

12.1. LTC fait évoluer Nota de manière continue (fonctionnalités, interfaces, performances, correctifs). Ces évolutions ne réduisent pas de manière substantielle les fonctionnalités souscrites et n'emportent aucune régression du niveau de sécurité du service. Les changements majeurs sont annoncés à l'Étude avant leur mise en service.

12.2. LTC peut suspendre l'accès à Nota, en tout ou en partie, uniquement dans les cas suivants : (i) risque avéré pour la sécurité du service ou des données ; (ii) violation grave des Conditions par l'Étude ou un Utilisateur ; (iii) impayé persistant quinze (15) jours après mise en demeure. Toute suspension est proportionnée, limitée au strict nécessaire, notifiée à l'Étude avec sa motivation et levée dès que sa cause disparaît. Elle n'entraîne par elle-même ni suppression des Données de l'Étude, ni privation du droit d'export de l'article 11.

Article 13 — Droit applicable, médiation, juridiction et dispositions finales

13.1. Le Contrat est régi par le droit belge.

13.2. En cas de différend, les parties se concertent d'abord de bonne foi. Elles peuvent convenir de recourir à une médiation préalable, notamment conformément aux articles 1724 et suivants du Code judiciaire, avant toute action en justice.

13.3. À défaut de résolution amiable, les tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles sont seuls compétents. Cette attribution de compétence est identique à celle de l'article 16 du DPA, afin qu'un même litige ne puisse relever de deux juridictions selon qu'il porte sur le contrat ou sur la sous-traitance.

13.4. Le Contrat — bon de commande, Conditions, DPA et annexes — constitue l'intégralité de l'accord et remplace tout échange antérieur sur son objet. Si une stipulation est nulle, les autres demeurent ; elle est remplacée par une stipulation valable d'effet équivalent. Le défaut d'exercice d'un droit ne vaut pas renonciation. Aucune cession du Contrat sans accord écrit préalable de l'autre partie, sauf réorganisation interne notifiée.

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