Vijf architecten, tientallen werven tegelijk, verslagen die zich opstapelen. We hebben alles samengevoegd — werven, verslagen, planningen en facturatie — in één maatwerkapplicatie die elke architect vijf uur per week teruggeeft.
Een onafhankelijk architectenbureau in Wallonië: vijf architecten, een administratief medewerker, tientallen werven tegelijk. Een trouwe klantenkring — maar een documentatiestroom die de avonden opslokte. Elke werfbezoek leverde een verslag op dat met de hand moest worden geschreven, elke maand een planning die opnieuw moest worden opgebouwd, elke factuur die één voor één moest worden opgevolgd. De vennoten kwamen om 19u thuis… en openden Word tot 22u.
Elk werfbezoek eindigde met 60 tot 90 minuten overtikken in Word. Handgeschreven notities ontcijferen, foto's sorteren, opmaak telkens opnieuw opmaken. Verslagen die soms 4 dagen na het bezoek werden verstuurd.
Een gedeelde Google Agenda die "min of meer" up-to-date was, een Excel-tabel voor de werven, post-its op het bureau. Niemand wist echt wie waar was of welke werf voorrang had. Resultaat: dubbels, vergissingen en stress op vrijdagavond.
De administratief medewerker factureerde vanuit een Excel-bestand, op basis van gegevens die elke architect met de hand doorgaf. Gemiddelde vertraging: 15 dagen tussen de prestatie en de factuur. En de herinneringen? "Als ik eraan denk".
Een web- en mobiele applicatie die werven, planningen, verslagen, foto's, klantcontacten en facturatie samenbrengt. Geen Word meer, geen Excel meer, geen versnipperde Drive. Alles op één plek — bereikbaar vanop een smartphone op de werf of vanachter een groot scherm op het bureau.
Op de werf dicteert de architect zijn observaties, maakt foto's, vinkt de controlepunten af. De AI stelt alles samen in het formaat van het bureau: opmaak in de huisstijl, foto's gerangschikt en beschreven, aandachtspunten belicht, verzending naar de klant met één klik na validatie. De mens heeft altijd het laatste woord.
Rondjes geoptimaliseerd via geolocatie, gedeelde weergave in real time. De tijd besteed aan elke werf wordt automatisch geregistreerd, klaar voor de facturatie.
Factuur genereren met één klik op basis van de ingevoerde uren, daarna automatische en beleefde herinneringen op D+30 en D+45. De administratief medewerker hoeft niet meer achter gegevens aan te lopen.
Individuele opleiding van elke architect en de administratief medewerker. Toen we vertrokken, had niemand ons nog nodig — het doel was volledige autonomie, en dat is bereikt.
~90 minuten 's avonds op kantoor: handgeschreven notities ontcijferen, foto's sorteren, opmaak telkens opnieuw opmaken.
~12 minuten, rechtstreeks vanop de werf. De AI stelt samen, de architect herleest en valideert.
3 tot 5 dagen tussen het bezoek en het versturen van het verslag naar de klant.
Nog dezelfde dag — de klant heeft zijn verslag nog voor de architect thuis is.
Excel + post-its. Niemand wist echt wie waar was of welke werf voorrang had.
Een real-time overzicht gedeeld door heel het bureau. Geen dubbels of vergissingen meer.
~15 dagen na de prestatie, vanuit een Excel-bestand dat met de hand werd bijgehouden.
D+1, met één klik, op basis van de uren die al op de werf werden ingevoerd.
Afhankelijk van het geheugen van de administratief medewerker — "als ik eraan denk".
Automatisch en beleefd verstuurd op D+30 en D+45, zonder tussenkomst.
Word + Excel + Drive + Agenda + E-mail, nooit gesynchroniseerd met elkaar.
Eén applicatie die alles doet, op alle schermen.
ofwel ongeveer 25 uur per week voor het hele bureau. Tijd opnieuw geïnvesteerd in creatief werk, klantopvolging en echte weekends.
Representatief scenario van een LTC Group-uitrol
Eén tool, gebouwd voor het beroep van architect — geen generieke software die je probeert aan te passen aan je activiteit. De AI doet het repetitieve werk, de mens houdt het oordeel. En elk lid van het bureau werd opgeleid tot volledige autonomie.
Winkel, e-commerce en magazijn verenigd. −92 % fouten.
Meer wetenZalen, opvolgingen, rapporten: nul herhalende taken.
Meer wetenMobiele HACCP, veetracking, slimme aanwezigheidsregistratie.
Meer wetenWe starten altijd met een gratis diagnose van 30 minuten. We bekijken samen wat we bij jou kunnen automatiseren — zoals we dat voor dit bureau hebben gedaan — zonder enige verbintenis. Je vertrekt met je stappenplan, ook als we daarna niet samenwerken.
