Faculté universitaire
Salles, relances étudiants, rapports, transferts de données — toutes les tâches répétitives confiées à des agents IA, pour rendre l'équipe admin à l'humain.
Une faculté d'environ 800 étudiants, 40 enseignants et une quinzaine d'agents administratifs. L'institution voulait moderniser sans tout casser. Les outils existants (logiciel de scolarité, agenda partagé, Excel pour les salles, plateforme étudiante) tenaient — mais à quel prix ? Doubles saisies permanentes, conflits de salle hebdomadaires, relances étudiants qui partaient quand quelqu'un y pensait, et fin de semestre transformée en marathon de tableurs.
Les douleurs identifiées lors de l'audit
Gestion des salles : conflits hebdomadaires
Réservations dans un Excel partagé que tout le monde modifie. Plusieurs cours qui atterrissent dans la même salle. Des étudiants qui errent dans les couloirs en cherchant où aller. Un agent admin passait l'équivalent d'une demi-journée par semaine à éteindre des incendies.
Données éclatées entre 6 systèmes
Logiciel de scolarité d'un côté, plateforme pédagogique de l'autre, comptabilité ailleurs, Outlook pour les mails, Excel pour le reste. Chaque info devait être recopiée 2 ou 3 fois. Et bien sûr, des écarts entre systèmes que personne ne savait expliquer.
Relances étudiants au feeling
Inscriptions à finaliser, documents manquants, rappels de paiement, deadlines de TFE — tout partait à la main, quand quelqu'un y pensait. Conséquence : des dossiers qui traînaient, des étudiants en difficulté repérés trop tard.
Notre approche
Un agent IA dédié à la gestion des salles
Un seul interlocuteur pour réserver, déplacer, annuler. L'agent connaît les capacités, équipements et contraintes de chaque salle, vérifie en temps réel les conflits potentiels, propose des alternatives. Plus de tableurs concurrents — un seul système qui dit la vérité.
Communications étudiants automatisées
Tout ce qui peut être anticipé est anticipé :
- →Rappels d'inscription, deadlines TFE, documents manquants
- →Détection des étudiants en décrochage (présence, notes, paiements)
- →Confirmations de stage, validations administratives
- →Mails personnalisés au nom du référent, relus avant envoi quand nécessaire
L'humain reprend la main sur les cas sensibles. L'IA gère la masse répétitive.
Pont entre tous les systèmes existants
Pas de logiciel à racheter, pas de migration brutale. On a connecté ce qui existe déjà :
Synchro automatique des inscriptions et paiements
Présences, notes et résultats remontés sans saisie
Reporting en 1 clic pour la direction et les enseignants
Formation de chaque agent administratif jusqu'à autonomie complète. Aucune équipe laissée à se débrouiller.
Les résultats concrets
redistribuées sur l'accompagnement humain des étudiants — la mission première de la faculté. Personne n'a été remplacé, juste libéré du répétitif.
On n'a pas remplacé les outils en place — on les a fait parler entre eux. L'IA a pris le répétitif, l'équipe a repris le sens. Plus de temps pour les étudiants, moins de temps pour les tableurs. C'est exactement ce que demandait la direction.